Phong cách lãnh đạo quan liêu là gì? Định nghĩa và Ưu nhược điểm

Phong cách lãnh đạo quan liêu đã tồn tại từ lâu, đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì trật tự và sự hiệu quả trong các tổ chức. Dù đôi khi bị chỉ trích vì tính cứng nhắc và thiếu linh hoạt, phong cách lãnh đạo quan liêu vẫn là một công cụ quản lý hữu hiệu trong nhiều bối cảnh khác nhau. Bài viết này sẽ đi sâu vào khái niệm, lợi ích và hạn chế của phong cách lãnh đạo quan liêu, cùng cách để ứng dụng hiệu quả trong thực tiễn quản lý hiện đại.

1. Phong cách lãnh đạo quan liêu là gì?

Phong cách lãnh đạo quan liêu là một đường lối quản lý tuân thủ theo cấu trúc tuần tự thứ bậc. Việc ra quyết định được đưa ra bằng một chuỗi mệnh lệnh rõ ràng dựa trên các quy tắc và quy định đã được thiết lập từ trước.

Dựa trên lý thuyết quan liêu của Max Weber, quản lý theo phong cách quan liêu có thể thúc đẩy hệ thống hoạt động hiệu quả nhờ vào việc các kỳ vọng, vai trò và trách nhiệm được xác định rõ ràng.

2. Nguồn gốc của thuyết lãnh đạo quan liêu

Lý thuyết lãnh đạo quan liêu được phát triển bởi Max Weber, nhà xã hội học cũng đã đưa ra ý tưởng về lãnh đạo giao dịch. Ông lớn lên trong thời kỳ công nghiệp hóa và chứng kiến xã hội đang hướng tới các tổ chức lớn hơn – từ các nhà máy khổng lồ đến các trang trại rộng lớn.

Max đưa ra lý thuyết này để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng về một hệ thống hiệu quả hơn để điều hành các tổ chức này – những tổ chức đã dựa vào chủ nghĩa ưu đãi trong lịch sử. Với niềm tin rằng phong cách lãnh đạo quan liêu là một phương tiện để đạt được hiệu quả tối đa, lý thuyết của Weber về lãnh đạo quan liêu dựa trên sáu nguyên lý cốt lõi:

• Cấp bậc quyền lực
• Phân chia lao động / chuyên môn hóa nhiệm vụ
• Lựa chọn chính thức dựa trên kinh nghiệm, hiệu suất và sự tuân thủ các quy định
• Hướng nghiệp nhân viên một sự nghiệp lâu dài
• Quy tắc và quy định
• Tính khách quan

3. Đặc điểm của phong cách lãnh đạo quan liêu

Chuyên môn hóa

Các nhiệm vụ và vai trò cụ thể chỉ có thể được thực hiện khi nhân viên có kiến thức và kỹ năng vững vàng về các nhiệm vụ đó. Một lực lượng lao động có kỹ năng là quan trọng để công việc được thực hiện hiệu quả. Do đó, hệ thống tập trung vào việc đặt người phù hợp vào vị trí thích hợp.

Cấu trúc thứ bậc

Phong cách lãnh đạo quan liêu tuân theo một hệ thống thứ bậc nghiêm ngặt và chính thức với các sắp xếp cứng nhắc và rõ ràng giữa con người và các phòng ban liên quan đến công việc và luồng chỉ thị. Chuỗi mệnh lệnh chảy từ trên xuống dưới với các quyết định quan trọng được đưa ra và truyền đạt đến cấp dưới. Các nhà quản trị và quản lý có thể phân công nhiệm vụ và truyền đạt thông tin để giúp duy trì hiệu quả và rõ ràng trong tổ chức, đồng thời giữ cho nhân viên chịu trách nhiệm với các mục tiêu đã đề ra.

Tính khách quan

Mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức được đạt được một cách tập thể. Phong cách lãnh đạo quan liêu nhấn mạnh ít hơn vào đóng góp cá nhân và nhiều hơn vào hiệu suất của tổ chức như một tổng thể. Trái ngược với một số phong cách lãnh đạo khác thúc đẩy lãnh đạo mạnh mẽ hoặc những cá nhân cùng tư tưởng, lãnh đạo quan liêu là vô danh. Các cá nhân nhường chỗ cho tính nhất quán, hiệu suất và sự công bằng được chú trọng nhiều hơn.

Phân chia lao động

Nhiệm vụ và trách nhiệm cần được phân định rõ ràng và tách biệt giữa các nhân viên để tránh sự mơ hồ. Điều này sẽ cải thiện hiệu quả của tổ chức với việc phân công nhiệm vụ cụ thể được ưu tiên hàng đầu.

Quy tắc, hướng dẫn và quy trình

Các quy định và hướng dẫn cung cấp một khuôn khổ và phác thảo các kế hoạch hành động cụ thể cho nhân viên. Chúng điều chỉnh hành vi của nhân viên và giúp cung cấp hướng dẫn cho các nhiệm vụ hàng ngày. Điều này cho phép nhân viên nắm bắt tốt cách xử lý các vấn đề nhất định và các biện pháp được áp dụng để điều chỉnh chúng.

Tính công bằng và chuẩn hóa

Phong cách lãnh đạo quan liêu cho phép hình thành 1 môi trường nơi việc đối xử có tính công bằng và không thiên vị giữa các nhân viên. Thông qua quan liêu, hành vi và cách ứng xử của con người được điều chỉnh mà không có sự ưu ái. Sự công bằng trong các quy trình quan liêu là quan trọng vì nó giảm thiểu sự phân biệt đối xử bằng cách đối xử với mỗi cá nhân theo cách tương tự. Các quy tắc và hình phạt giống nhau áp dụng cho mọi người, bất kể vị trí và địa vị của họ.

4. Ưu và nhược điểm của phong cách lãnh đạo quan liêu

4.1 Ưu điểm của phong cách quan liêu

Sự rõ ràng và phân định

Hệ thống lãnh đạo quan liêu tạo ra các ranh giới rõ ràng với công việc và trách nhiệm. Các mối quan hệ mang tính khách quan và tập trung cao vào vai trò, giúp nâng cao khả năng của nhân viên trong việc đạt kết quả mà không bị ảnh hưởng bởi thiên vị và ưu ái.

Sự tập trung vào kết quả và tổ chức như một tổng thể cho phép nhân viên làm việc hướng tới mục tiêu đã được xác định trước. Vì hầu hết các thành viên được giao vai trò cụ thể dựa trên chuyên môn của họ trong một lĩnh vực nhất định, các nhiệm vụ có thể hoàn thành hiệu quả trong thời gian ngắn hơn, đặc biệt khi nhiệm vụ có tính cụ thể và được định nghĩa rõ ràng.

Giảm bớt tính mơ hồ

Vai trò, trách nhiệm và chuỗi mệnh lệnh cố định đồng nghĩa với việc giảm bớt sự mơ hồ, tạo cảm giác quen thuộc với công việc của mình. Điều này giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng hòa nhập vào cấu trúc của tổ chức, tăng cường sự tự tin của nhân viên trong việc xác định vai trò, kỳ vọng và cách thức để đạt được mục tiêu. Một tập hợp các hướng dẫn và quy trình rõ ràng nâng cao luồng công việc, tạo ra kết quả tốt hơn.

Tiền đề của hệ thống hiệu suất cao

Mục tiêu của lãnh đạo quan liêu là phát triển các phương pháp tốt nhất. Nhiều công ty hoàn thành công việc theo một phương pháp cụ thể vì nhiều lý do. Điều này bởi vì các phương pháp dự án được thiết kế để đạt mục tiêu nhanh chóng và tiết kiệm nhất mà không làm giảm chất lượng của sản phẩm cuối cùng. Với những yếu tố này, kết quả đủ nhất quán để được sử dụng để đặt ra kỳ vọng về ngân sách.

4.2 Nhược điểm của phong cách quan liêu

Có thể dẫn đến quản lý vi mô

Phong cách lãnh đạo quan liêu có thể chuyển thành quản lý vi mô khi các nhà lãnh đạo liên tục giám sát hiệu suất của nhân viên. Điều này có thể dẫn đến sự không thoải mái và thiếu động lực.

Giảm cơ hội phát triển

Phong cách lãnh đạo quan liêu không cho phép nhân viên đặt câu hỏi cho ban quản lý hoặc tự mình khởi xướng các sáng kiến cá nhân. Họ phải thực hiện các nhiệm vụ cụ thể, điều này có thể làm chậm quá trình phát triển cá nhân của nhân viên.

5. Khi nào sử dụng phong cách lãnh đạo quan liêu?

Khái niệm về lãnh đạo đã phát triển qua nhiều năm. Trong khi lãnh đạo truyền thống tập trung nhiều hơn vào cấu trúc thứ bậc, thiết lập kiểm soát và đặt ra các quy tắc và ranh giới rõ ràng, thì các phong cách lãnh đạo hiện đại lại nhấn mạnh nhiều hơn vào tự do tư tưởng, sự tự chủ trong công việc và giảm bớt thứ bậc.

Phong cách lãnh đạo hiện đại là lựa chọn ưa thích của nhiều tổ chức, nhưng một số tổ chức vẫn cần phong cách lãnh đạo quan liêu để hoạt động hiệu quả. Nó là cần thiết trong các cơ quan chính phủ hoặc các tổ chức như quân đội và hải quân, những nơi đòi hỏi kỷ luật nghiêm ngặt, quyền lực được xác định rõ ràng và một chuỗi mệnh lệnh rõ ràng. Để làm rõ hơn, lãnh đạo quan liêu có thể được sử dụng trong các tình huống sau:

• Các tổ chức lớn và phức tạp cần một cấu trúc thứ bậc rõ ràng để quản lý trơn tru.
• Khi môi trường làm việc đòi hỏi mức độ dự đoán và nhất quán cao.
• Khi có yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc và quy trình để đảm bảo tuân thủ các luật, quy định hoặc tiêu chuẩn ngành.
• Các cơ quan tình báo hoặc an ninh xử lý nhiều dữ liệu nhạy cảm cũng cần phong cách lãnh đạo quan liêu để thiết lập các quy tắc hoặc giao thức rõ ràng.

Một số ngành phù hợp ứng dụng phong cách quan liêu:

• Xây dựng và kỹ thuật: Những lĩnh vực này đòi hỏi việc tuân thủ các quy trình tiêu chuẩn và tuân thủ các quy định an toàn. Phong cách lãnh đạo quan liêu đảm bảo các công nhân tuân thủ các quy trình nghiêm ngặt khi thực hiện nhiệm vụ của họ.
• Chăm sóc sức khỏe: Bao gồm các thủ tục nhạy cảm; do đó, nó được quy định nghiêm ngặt để đảm bảo an toàn, làm cho phong cách lãnh đạo quan liêu trở nên lý tưởng.
• Giáo dục: Lãnh đạo quan liêu là rất quan trọng trong giáo dục, vì nó giúp bảo vệ lợi ích của công chúng. Nó xác định các hệ thống phải tuân theo và tập trung quyền lực ở đỉnh cao để tăng cường sự chịu trách nhiệm và ổn định.
• Tình báo và an ninh: Làm việc trong những cơ quan này liên quan đến xử lý thông tin nhạy cảm. Đó là lý do tại sao phong cách lãnh đạo quan liêu là cần thiết để đảm bảo tuân thủ các giao thức và quy định.

6. Một số lãnh đạo ứng dụng phong cách quan liêu tiêu biểu

Winston Churchill: Winston Churchill đã dẫn dắt người Anh trong Thế chiến II với vai trò Thủ tướng của Vương quốc Anh bằng cách tiế approach quản trị quan liêu. Các cấp dưới dưới sự lãnh đạo của ông đã được xác định rõ nhiệm vụ của mình, dẫn đến hiệu quả lớn trong nỗ lực chiến tranh của họ.

Steve Easterbrook: McDonald’s áp dụng phong cách lãnh đạo quan liêu, cho phép họ cung cấp trải nghiệm chuẩn trên tất cả các nhượng quyền của họ trên toàn cầu. Một nhà lãnh đạo McDonald’s đáng chú ý, Steve Easterbrook, một cựu CEO, nổi bật như một nhà lãnh đạo quan liêu đã giúp thúc đẩy phương pháp của chuỗi nhà hàng thức ăn nhanh này trên toàn cầu.

Alfred Sloan: Alfred Sloan, cựu CEO của General Motors, là một nhà lãnh đạo khác đã thực thi phong cách lãnh đạo quan liêu, thiết lập các quy tắc, quy định và khuôn khổ tiêu chuẩn trong doanh nghiệp.

Shinji Sogo: Shinji Sogo là tổng giám đốc thứ 4 của Đường sắt quốc gia Nhật Bản và thành lập dự án tàu cao tốc nổi tiếng thành một hệ thống đường sắt hiệu quả thông qua các chính sách tiêu chuẩn.

Với nền tảng dựa trên các quy tắc và quy trình chặt chẽ, phong cách lãnh đạo quan liêu đã chứng minh được giá trị trong việc duy trì trật tự và hiệu quả trong quản lý. Mặc dù phong cách này có thể gặp phải những chỉ trích về tính cứng nhắc và thiếu linh hoạt, nó vẫn giữ vai trò quan trọng trong nhiều tổ chức, đặc biệt là những tổ chức lớn và phức tạp.Việc hiểu rõ và ứng dụng một cách khéo léo phong cách này sẽ giúp các nhà lãnh đạo khai thác được tối đa lợi ích mà nó mang lại, đồng thời giảm thiểu những hạn chế có thể phát sinh trong quá trình quản lý.