Kỹ năng sắp xếp công việc không chỉ là một khả năng mà mọi người cần phải có, mà còn là một yếu tố quyết định sự thành công trong cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp. Điều này đặc biệt đúng trong một thế giới ngày nay, nơi mà thời gian trở thành một tài nguyên quý giá và áp lực công việc ngày càng tăng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá sâu hơn về kỹ năng sắp xếp công việc là gì và cách ứng dụng đúng để đạt được thành công.
1. Kỹ năng sắp xếp công việc là gì
Kỹ năng sắp xếp công việc là khả năng tổ chức, thích ứng và quản lý thời gian, tài nguyên và công việc một cách hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu cá nhân hoặc tổ chức. Điều này bao gồm việc xác định ưu tiên, lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ, và sắp xếp công việc theo trình tự hợp lý. Sắp xếp công việc hiệu quả giúp tăng cường hiệu suất làm việc, giảm căng thẳng, và đạt được cân bằng giữa cuộc sống và công việc.
2. Lợi ích của kỹ năng sắp xếp công việc tốt
Tránh ngợp trước núi công việc
Đối diện với một lượng công việc đồ sộ, có thể bạn sẽ cảm thấy lúng túng và không biết bắt đầu từ đâu. Điều này là thực tế mà nhiều người trẻ phải đối mặt khi mới bắt đầu trong môi trường làm việc. Sự trầm trọng của tình hình này có thể tạo ra một áp lực vô hình, khiến tâm trạng của bạn sa sút và gặp phải căng thẳng.
Tăng khả năng tập trung
Khi bạn đã tổ chức công việc một cách có hệ thống, bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng về số lượng công việc cần phải hoàn thành. Điều này giúp bạn có thể quản lý sự tập trung của mình vào từng nhiệm vụ một mà không bị phân tán, đảm bảo rằng bạn có thể hoàn thành chúng một cách hiệu quả và nhanh chóng.
Nâng cao năng suất
Với kỹ năng sắp xếp công việc, bạn có khả năng định rõ các bước cần thực hiện và xác định mức độ quan trọng và ưu tiên của từng nhiệm vụ. Điều này giúp bạn điều hướng công việc theo đúng định hướng và tránh bị lạc hướng vào những công việc không liên quan. Các công việc chính sẽ được thực hiện một cách có hệ thống, đảm bảo không có việc bị bỏ sót hoặc trì hoãn.
Dễ dàng xử lý các phát sinh
Sắp xếp công việc tốt làm bạn có khả năng định rõ các bước cần thực hiện và xác định mức độ quan trọng và ưu tiên của từng nhiệm vụ. Điều này giúp bạn điều hướng công việc theo đúng định hướng và tránh bị lạc hướng vào những công việc không liên quan. Các công việc chính sẽ được thực hiện một cách có hệ thống, đảm bảo không có việc bị bỏ sót hoặc trì hoãn.
Work – life balance
Nếu bạn không có kỹ năng quản lý công việc tốt, việc làm trong 8 tiếng mỗi ngày có thể trở nên kém hiệu quả và thiếu hụt. Sự căng thẳng từ công việc có thể kéo dài sang cuộc sống cá nhân, tạo ra một cảm giác không thoải mái và mất cân bằng. Để tránh điều này, việc nâng cao kỹ năng sắp xếp công việc là rất quan trọng. Với khả năng này, bạn có thể tổ chức thời gian làm việc một cách hiệu quả hơn, từ đó dành thêm thời gian cho việc nghỉ ngơi và chăm sóc bản thân, tạo ra một cuộc sống cân bằng và hạnh phúc hơn.
3. Cách sắp xếp công việc hiệu quả
Liệt kê công việc cần thực hiện
Bước đầu tiên, hãy chuẩn bị một tờ giấy và bút, sau đó liệt kê tất cả các nhiệm vụ bạn cần hoàn thành cùng các công việc liên quan mà bạn cần sự hỗ trợ. Thực hiện điều này giúp bạn không bỏ sót những công việc nhỏ và cũng giúp bạn nhận ra những công việc không trực tiếp liên quan nhưng cũng quan trọng.
Sắp xếp, phân loại theo mức độ ưu tiên
Bạn cần xác định và ưu tiên những công việc cần hoàn thành ngay. Công việc đòi hỏi sự hợp tác và phối hợp với đồng đội cũng như sự hỗ trợ từ lãnh đạo nên được gắn vào danh sách các nhiệm vụ đặc biệt. Sau đó, bạn cần lập kế hoạch làm việc với thời gian sao cho phù hợp với từng công việc, đảm bảo rằng mọi điều được hoàn thành đúng hạn và một cách hiệu quả nhất.
Để ghi chú ở nơi dễ thấy
Trong quá trình làm việc, giấy note và bút là những công cụ không thể thiếu để quản lý công việc một cách hiệu quả. Hãy phát triển thói quen sử dụng giấy note để ghi chú các công việc cần làm và để chúng ở những nơi dễ nhìn. Điều này giúp bạn theo dõi và quản lý công việc một cách tổ chức và hiệu quả hơn.
Tập trung cao độ
Khi đã hoàn tất việc sắp xếp công việc, bạn sẽ biết rõ những gì cần làm. Tập trung cao độ vào việc xử lý những nhiệm vụ quan trọng và ưu tiên hoàn thiện chúng trong ngày. Sau đó, liên hệ với các bộ phận liên quan để đảm bảo tiến độ công việc được duy trì. Tính chủ động trong công việc là yếu tố cực kỳ quan trọng ở giai đoạn này.
Xen kẽ nghỉ ngơi hợp lý
Sức khỏe là tài sản vô giá mà không ai có thể mua được bằng tiền bạc. Đừng quên pha cho mình một ly cà phê và dành thời gian nghỉ ngơi để não bộ được thư giãn. Sự tỉnh táo của tâm trí sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và tránh những sai sót không đáng có.
Thường xuyên kiểm tra tiến độ
Trong trường hợp có các nhiệm vụ cần sự hỗ trợ từ các bộ phận khác, quan trọng là duy trì sự trao đổi thông tin và kiểm tra tiến độ thường xuyên. Môi trường làm việc không chỉ là về việc hoàn thành công việc của bản thân mà còn là về sự hợp tác và hỗ trợ đồng nghiệp. Nếu có thể, hãy sẵn lòng giúp đỡ đồng nghiệp để mọi người có thể cùng nhau tiến tới mục tiêu chung.
4. Các ứng dụng hỗ trợ kỹ năng sắp xếp công việc
Trello
Trello là một công cụ linh hoạt, cung cấp phiên bản trên máy tính và ứng dụng trên điện thoại, giúp bạn dễ dàng quản lý công việc ở mọi nơi. Bạn có thể tạo nhiều bảng (Board) để theo dõi và quản lý tiến độ công việc một cách hiệu quả.
Ứng dụng Trello không chỉ cung cấp các tính năng thông báo, đặt lịch và gắn thẻ, mà còn cho phép bạn chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng với đồng nghiệp. Điều này giúp tăng cường sự hợp tác và hiệu suất làm việc nhóm.
Notion
Notion là một ứng dụng ghi chú và quản lý công việc thông minh, đang rất được các bạn trẻ ưa chuộng và sử dụng. Không chỉ giỏi trong việc quản lý công việc, Notion còn có nhiều giao diện làm việc đẹp mắt, giúp kích thích sự sáng tạo và cảm hứng làm việc. Nhờ vào những tính năng này, Notion đã giúp nhiều người tăng cường năng suất và hiệu quả trong công việc hàng ngày.
Google Calendar
Google Calendar, một ứng dụng phát triển bởi Google, thể hiện rõ sự vượt trội qua những tính năng tiện ích. Với tính tích hợp trực tiếp với Gmail và Drive, đây là công cụ quản lý công việc theo lịch tốt nhất hiện nay trên thị trường. Với bảng biểu linh hoạt, tính năng đặt lịch thuận tiện và giao diện thân thiện, Google Calendar là một ứng dụng mà bạn không nên bỏ qua.
Trong cuộc sống hiện đại, kỹ năng sắp xếp công việc không chỉ là một lợi thế mà là một yếu tố quyết định đến sự thành công và hạnh phúc cá nhân. Việc tổ chức công việc một cách hiệu quả không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giúp giảm căng thẳng và tăng cường hiệu suất làm việc. Quan trọng hơn, việc phát triển và rèn luyện kỹ năng này là một quá trình liên tục, đòi hỏi sự kiên nhẫn và cam kết từ bản thân. Với sự ý thức và nỗ lực, mỗi người có thể trở thành một chuyên gia trong việc sắp xếp công việc và đạt được mục tiêu của mình một cách thành công và thăng tiến.
Trong nhiều năm qua, Master Hà Lục đã đào tạo và huấn luyện cho hàng ngàn cá nhân, giúp họ trở nên thành công hơn và hạnh phúc hơn. Ngoài ra cô Hà Lục đã có hàng trăm phiên (coaching 1-1) giúp các chủ doanh nghiệp tạo ra sự đột phá và phát triển bền vững cho tổ chức.