Trong hành trình của mỗi người, kỹ năng ra quyết định đóng vai trò quan trọng, thậm chí đôi khi là quyết định về thành hay bại trong cuộc sống và sự nghiệp. Không chỉ là một yếu tố quan trọng để vượt qua những tình huống khó khăn, Khả năng đưa ra quyết định thông minh còn là chìa khóa mở ra cánh cửa của cơ hội. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá sâu hơn về tầm quan trọng của kỹ năng ra quyết định, cùng những chiến lược và kinh nghiệm để đạt được sự thành công và thăng tiến trong cuộc sống.
Kỹ năng ra quyết định là gì?
Kỹ năng ra quyết định (decision making skill) là khả năng của một người để đưa ra lựa chọn hoặc quyết định một cách tỉnh táo và thông suốt trong mọi tình huống. Đây là một khía cạnh quan trọng, đặc biệt là khi đối mặt với các tình huống phức tạp và quyết định có ảnh hưởng lớn đến kết quả cuộc sống cá nhân hoặc sự phát triển trong sự nghiệp.
Kỹ năng này bao gồm khả năng phân tích thông tin, đánh giá tình huống, hiểu rõ các tùy chọn có sẵn, và cuối cùng là đưa ra quyết định có logic và đáng tin cậy. Nó không chỉ liên quan đến khả năng xử lý thông tin mà còn liên quan đến các yếu tố như tự kiểm soát, sự tự tin, và khả năng quản trị rủi ro.
Việc phát triển kỹ năng ra quyết định là quan trọng trong nhiều lĩnh vực cuộc sống, từ quản lý sự nghiệp đến quản lý cá nhân, giúp người ta vượt qua thách thức, xây dựng nền tảng cho 1 cuộc sống thành công và hạnh phúc.
Phân loại 3 loại quyết định thường gặp
Quyết định theo tiêu chuẩn
Quyết định theo tiêu chuẩn là một dạng quyết định cơ bản và đơn giản, thường xuyên phải đối mặt với những tình huống hàng ngày, mang tính chất lặp đi lặp lại và đã trở thành một phần của thói quen hằng ngày.
Những quyết định theo chuẩn thường dựa trên các nguyên tắc, quy định, luật lệ, hay các thủ tục đã được xây dựng trước, và thường đi kèm với những hậu quả nếu làm trái với chúng.
Quyết định cấp thời
Ngược lại với các quyết định tiêu chuẩn, quyết định cấp thời xuất hiện trong những tình huống bất ngờ và khẩn cấp. Đây là những quyết định đòi hỏi sự giải quyết nhanh chóng, không có điều kiện suy nghĩ và tham khảo nhiều. Tốc độ, chuẩn xác, và quyết đoán là yếu tố quan trọng trong quá trình đưa ra quyết định cấp thời.
Quyết định có chiều sâu
Quyết định có chiều sâu thường là những quyết định lớn, mang tính chiến lược, và có thể thay đổi toàn bộ bức tranh vấn đề. Để đưa ra những quyết định có chiều sâu, cần phải trải qua quá trình nghiên cứu chi tiết, phân tích, và thảo luận một cách tập trung. Điều này thường liên quan đến quá trình thay đổi, sáng tạo, và tạo ra giá trị lâu dài trong công việc và cuộc sống.
Quy trình 7 bước đưa ra quyết định hiệu quả
Bước 1: Xác định vấn đề
Định rõ vấn đề giúp chúng ta có cái nhìn sâu sắc về những yếu tố quan trọng, đồng thời quản lý sự tập trung vào bản chất của vấn đề hiện tại – làm thế nào để giải quyết và mục đích cuối cùng của việc giải quyết nó.
Việc xác định vấn đề giúp chúng ta hạn chế sự phân tán và loại bỏ những yếu tố không quan trọng, từ đó tạo nên sự tập trung vào nhân tố cốt lõi.
Hơn nữa, quá trình này còn hỗ trợ chúng ta trong việc đưa ra các giải pháp và quyết định thích hợp, điều này giúp đối mặt một cách hiệu quả với tình huống đang diễn ra.
Bước 2: Nhìn nhận vấn đề theo nhiều góc nhìn
Đánh giá vấn đề theo nhiều góc độ giúp ta có cái nhìn đa chiều về tình huống, đồng thời phân tích nó từ nhiều góc độ khác nhau – từ mặt lợi đến mặt hại. Bằng cách này, chúng ta có thể thu thập thông tin toàn diện hơn, tạo ra một cơ sở dữ liệu kiến thức phong phú để đưa ra quyết định.
Việc này giúp đảm bảo rằng mỗi quyết định được đưa ra dựa trên cơ sở thông tin có tính nhất quán và khách quan, tăng cường khả năng hiệu quả trong quản lý và giải quyết vấn đề.
Bước 3: Đưa ra nhiều phương án khác nhau
Cung cấp các lựa chọn khác nhau đa dạng giúp chúng ta có nhiều sự cân nhắc trước khi đưa ra quyết định, tạo ra một quy trình suy nghĩ đầy đủ và linh hoạt. Tuy nhiên, quan trọng là thiết lập một số tiêu chuẩn cụ thể để tiết kiệm thời gian và tránh tình trạng quá tải thông tin.
Điều này giúp chúng ta tập trung vào những phương án quan trọng nhất, từ đó hỗ trợ quá trình tìm ra lựa chọn cuối cùng, phù hợp và hiệu quả nhất để đáp ứng mục tiêu và giải quyết vấn đề hiện tại.
Bước 4: Phân tích ưu điểm – nhược điểm
Phân tích ưu nhược điểm giúp ta có cái nhìn rõ ràng hơn về các lợi ích và hạn chế của từng phương án. Điều này không chỉ giúp đưa ra quyết định dựa trên thông tin toàn diện, mà còn đảm bảo tính hợp lý và khả thi của lựa chọn cuối cùng.
Đồng thời, quá trình này hỗ trợ trong việc đánh giá rủi ro và giảm thiểu những vấn đề không cần thiết khác, tăng cường khả năng hiệu quả trong quá trình quyết định và giải quyết vấn đề.
Bước 5: Ra quyết định
Xem xét toàn bộ thông tin và các yếu tố quan trọng đã thu thập và phân tích, nhằm đưa ra một quyết định cuối cùng chính xác nhất. Cần lưu ý rằng không có một phương án nào là hoàn hảo, và do đó, quan trọng nhất là đưa ra quyết định tốt nhất dựa trên thông tin có sẵn và tình huống hiện tại.
Trong trường hợp cần thiết, có thể điều chỉnh kế hoạch thực hiện theo thời gian và điều kiện mới để đảm bảo tính linh hoạt và sự thích ứng với môi trường biến động.
Bước 6: Triển khai theo quyết định
Trong quá trình triển khai quyết định, việc thống nhất các hành động, thời gian, và người chịu trách nhiệm là rất quan trọng.
Bằng cách phân chia rõ ràng từng nhiệm vụ và trách nhiệm, tạo ra sự hiểu biết cho mỗi thành viên về công việc cụ thể mà họ phải hoàn thành và trách nhiệm cụ thể của họ. Điều này không chỉ giúp tăng cường khả năng hoàn thành công việc một cách hiệu quả mà còn tạo ra một quy trình triển khai có tổ chức, đồng bộ và minh bạch.
Bước 7: Giám sát, đo lường và đánh giá
Giám sát và đánh giá tiến độ triển khai là bước quan trọng để đảm bảo rằng quyết định sẽ mang lại kết quả như dự kiến. Cần thực hiện việc đánh giá một cách khách quan để xác định xem hướng tiếp cận đang diễn ra đúng hướng hay không.
Trong trường hợp cần thiết, có thể thực hiện điều chỉnh kế hoạch thực hiện để đáp ứng tình huống mới và đảm bảo tính linh hoạt và thích ứng trong quá trình triển khai.
Vai trò của kỹ năng ra quyết định
Sở hữu kỹ năng ra quyết định mang ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với mỗi cá nhân. Có khả năng đưa ra những quyết định chính xác giúp cá nhân dễ dàng đạt được mục tiêu cá nhân và giảm thiểu sai lầm trong công việc.
Đối với người lãnh đạo, việc nắm vững kỹ năng ra quyết định trở nên hết sức quan trọng. Quyết định của họ thường có tác động lớn và cần phải được đưa ra nhanh chóng. Kỹ năng ra quyết định tốt tại người lãnh đạo thể hiện sự chắc chắn và chính kiến. Điều này có thể liên quan đến việc tìm hiểu về khái niệm “người có chính kiến” để có cái nhìn sâu sắc hơn về điều này.
Một người lãnh đạo có khả năng đưa ra quyết định hiệu quả không chỉ giúp họ đạt được thành công mà còn hỗ trợ cấp dưới thực hiện công việc của họ một cách xuất sắc. Đồng thời, việc liên tục đưa ra những quyết định đúng cũng giúp người lãnh đạo xây dựng được sự tôn trọng từ đồng nghiệp và nhân viên.
Khó khăn thường gặp tạo ra các quyết định sai lầm
Khó khăn khách quan
1. Quyết định ngay lập tức: Đôi khi, đối mặt với tình huống cần quyết định ngay lập tức, không có đủ thời gian để thu thập thông tin đầy đủ và suy nghĩ cặn kẽ.
2. Thiếu thông tin: Nếu thiếu thông tin liên quan đến vấn đề cần quyết định, người ra quyết định sẽ đối mặt với khó khăn trong việc đưa ra quyết định thông tin cơ bản.
3. Vượt khỏi thẩm quyền: Có thể xảy ra trường hợp quyết định vượt khỏi thẩm quyền của người cần đưa ra quyết định, tạo ra những rắc rối và hậu quả không mong muốn.
Khó khăn chủ quan
1. Thiếu kinh nghiệm và sự bình tĩnh: Người đưa ra quyết định có thể gặp khó khăn nếu thiếu kinh nghiệm để nắm bắt vấn đề và thiếu bình tĩnh để đưa ra quyết định một cách sáng suốt.
2. Tính cách thiếu quyết đoán: Sự sợ thất bại, rủi ro, và thiếu quyết đoán có thể làm giảm hiệu suất trong việc đưa ra quyết định.
3. Tư tưởng bảo thủ và phiến diện: Tư tưởng bảo thủ và không chấp nhận sai lầm có thể làm tăng khó khăn trong việc thừa nhận và sửa đổi quyết định, dù có chứng cứ cho sự đúng sai.
Các kĩ năng ra quyết định cần có
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Kỹ năng giải quyết vấn đề đóng vai trò quan trọng trong việc giúp người ra quyết định xác định được hướng đi, phương thức thực hiện và nhiệm vụ cần được thực hiện.
Kỹ năng lãnh đạo
Người có khả năng lãnh đạo xuất sắc thường có kỹ năng đánh giá vấn đề toàn diện, khả năng sắp xếp và tổ chức vấn đề một cách có trật tự, đồng thời thể hiện tính cách điều độ và quyết đoán.
Kỹ năng làm việc nhóm
Quyết định sẽ trở nên hiệu quả khi được thực thi thông qua sự thống nhất và đồng thuận của những người thực hiện. Sự đồng lòng và nhất trí là yếu tố quyết định để dễ dàng đạt được mục tiêu.
Vì lẽ đó, trong môi trường tổ chức, kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả đóng vai trò quan trọng, đồng thời quy trình đưa ra quyết định và thực thi quyết định sẽ diễn ra một cách thuận lợi khi có sự hòa nhập của tất cả thành viên.
Kỹ năng quản lý thời gian
Một quyết định đúng không chỉ phải phù hợp mà còn cần được đưa ra đúng thời điểm. Kỹ năng quản lý thời gian sẽ giúp quy trình đưa ra quyết định diễn ra đầy đủ, nhanh chóng, và không bị trì hoãn, tạo ra sự hiệu quả trong quá trình ra quyết định.
Tư duy phản biện
Đây là kỹ năng giúp bạn đạt được kết quả mong muốn trong quá trình đánh giá vấn đề dựa trên nhiều góc độ và phân tích các điểm mạnh, điểm yếu của các giải pháp. Nhờ vào tư duy phản biện này, bạn có khả năng đưa ra quyết định đúng đắn nhất và giảm thiểu rủi ro mắc phải sai lầm.
Kỹ năng quản lý cảm xúc
Cảm xúc có thể coi như một con dao hai lưỡi. Nó có thể hỗ trợ lý trí trong việc nhanh chóng đưa ra quyết định đúng đắn và kịp thời. Tuy nhiên, cũng có thể ngược lại, nó đè bẹp lý trí và dẫn đến những quyết định “không trải qua đại não”.
Do đó, việc sử dụng trí tuệ cảm xúc để đưa ra quyết định đúng thời điểm là quan trọng. Tuy nhiên, cần cẩn thận và tỉnh táo với phần cảm xúc trong bản thân trước khi ra quyết định, để đảm bảo tính chính xác và khách quan trong mọi tình huống.
4 nguyên tắc của kỹ năng ra quyết định đúng
Có cơ sở và lập luận chặt chẽ
Để đưa ra quyết định đúng, bước đầu là phải dựa trên một cơ sở dữ liệu đầy đủ, được xây dựng trên những lập luận vững chắc. Đảm bảo bạn đã thu thập đủ thông tin, thực hiện phân tích chặt chẽ và logic cũng như tránh rơi vào các bẫy thiên kiến trong nhận thức. Chỉ khi đó, quyết định của bạn mới có sức thuyết phục và giảm thiểu sai lầm.
Đảm bảo tính thống nhất
Nếu quyết định áp dụng cho một nhóm từ 2 người trở lên, quan trọng nhất là đảm bảo sự thống nhất từ mọi cá nhân trong nhóm. Một quyết định, dù có đúng đắn đến đâu, cũng không thể thực hiện nếu không đạt được sự đồng thuận từ tất cả các thành viên. Sự thống nhất có thể đạt được thông qua đồng thuận sau quá trình thảo luận, sự lãnh đạo có tư duy chiến lược phù hợp, và sự thuyết phục từ người ra quyết định.
Quyết định đúng thẩm quyền
Việc đưa ra quyết định nằm trong thẩm quyền là quan trọng để tránh những lựa chọn vượt ra khỏi khả năng kiểm soát. Tránh việc vượt cấp sẽ giúp giữ cho quyết định không bị sai lầm và dễ dàng thực hiện.
Ngắn gọn, kịp thời và chính xác
Điều quan trọng nhất là quyết định cần được đưa ra đúng lúc. Yếu tố kịp thời đảm bảo rằng quyết định không chỉ đúng mà còn phản ánh thực tế hiện tại. Đồng thời, quyết định cần được sắp xếp ngắn gọn, rõ ràng và chính xác để thúc đẩy quá trình thực hiện, đồng thời đạt được kết quả khả quan.
Các thiên kiến thường gặp cần tránh trong quá trình ra quyết định
Thiên kiến nhận thức là có thật. Tất cả chúng ta đều mắc phải, dù cố gắng bảo vệ bản thân khỏi nó như thế nào. Thiên kiến nhận thức và tổ chức làm suy yếu quá trình ra quyết định đúng đắn, dù bạn đang chọn ăn trưa món gì hay quyết định có nên mua lại một công ty khác hay không.
Dưới đây là một số thiên kiến nhận thức phổ biến nhất và các chiến lược để phòng tránh:
Thiên kiến xác nhận
Thường thì, khi chúng ta đã tin vào điều gì đó, trí óc của chúng ta sẽ tìm kiếm thông tin để hỗ trợ niềm tin đó – dù nó có đúng hay không. Thiên kiến xác nhận bao gồm việc đánh giá quá cao bằng chứng ủng hộ niềm tin của chúng ta, đánh giá thấp bằng chứng chống lại niềm tin của chúng ta, hoặc thậm chí không tìm kiếm bằng chứng một cách công bằng ngay từ đầu. Thiên kiến xác nhận là một trong những cạm bẫy phổ biến nhất mà những người ra quyết định trong tổ chức rơi vào.
Tâm lý bầy đàn
Lần đầu tiên được Charles Mackay quan sát trong nghiên cứu năm 1841 về tâm lý đám đông, tâm lý bầy đàn xảy ra khi thông tin có sẵn cho nhóm được coi là hữu ích hơn kiến thức riêng tư. Các cá nhân mua vào thiên kiến này vì có sự an toàn trong bầy đàn. Nhưng bỏ qua các quan điểm cạnh tranh có thể cuối cùng sẽ gây tốn kém.
Để đối phó, hãy thử một bài tập tháo dỡ, trong đó hai nhóm sử dụng các kịch bản, phân tích nâng cao và đóng vai để xác định cách bầy đàn có thể phản ứng với một quyết định, và để đảm bảo rằng họ có thể bác bỏ những quan điểm công khai.
Sai lầm chi phí chìm
Các giám đốc điều hành thường giữ lại các đơn vị kinh doanh hoặc dự án kém hiệu quả vì tình cảm hoặc sự gắn bó truyền thống. Cũng vậy, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp ghét việc đóng cửa các dự án. Các nhà nghiên cứu cho rằng điều này là do niềm tin ăn sâu rằng nếu mọi người làm việc chăm chỉ thì sỏi đá cũng sẽ biến thành cơm.
Nghiên cứu của McKinsey chỉ ra hai kỹ thuật để hiểu khi nào nên giữ lại và khi nào nên buông bỏ. Đầu tiên, thay đổi gánh nặng chứng minh từ lý do tại sao một tài sản nên bị cắt bỏ sang lý do tại sao nó nên được giữ lại. Tiếp theo, phân loại các khoản đầu tư kinh doanh theo liệu chúng nên được phát triển, duy trì hay loại bỏ – và tuân thủ các quy tắc đầu tư phân biệt rõ ràng cho từng nhóm.
Phớt lờ thông tin khó chịu
Còn được gọi là “hiệu ứng đà điểu” dựa trên hình tượng con đà điểu chôn đầu xuống cát khi gặp chuyện xấu, việc phớt lờ thông tin sẽ làm cuộc sống của họ khó khăn hơn. Một nghiên cứu phát hiện ra rằng các nhà đầu tư có xu hướng kiểm tra giá trị danh mục đầu tư của họ khi thị trường chung đang tăng, và ít có khả năng làm như vậy khi thị trường đi ngang hoặc giảm. Một cách để giúp vượt qua điều này là tham gia vào quá trình đọc lại, nơi các cá nhân hoặc nhóm tóm tắt các cuộc thảo luận khi chúng xảy ra. Điều này tăng khả năng mọi người rời khỏi cuộc họp với sự hiểu biết giống nhau về những gì đã được nói.
Hiệu ứng hào quang
Những lựa chọn cá nhân và nghề nghiệp quan trọng thường bị ảnh hưởng bởi xu hướng của mọi người trong việc đưa ra các phán đoán cụ thể dựa trên ấn tượng chung. Con người có xu hướng sử dụng các khung tư duy đơn giản để hiểu các ý tưởng phức tạp, điều này có nghĩa là chúng ta thường rút ra kết luận nhanh hơn mức cần thiết.
Hiệu ứng hào quang đặc biệt phổ biến trong các quyết định tuyển dụng. Để tránh thiên kiến này, các cuộc phỏng vấn có cấu trúc có thể giúp giảm thiểu xu hướng bản năng. Khi các ứng viên được đo lường theo các chỉ số, trực giác ít có khả năng đóng vai trò.
Tóm lại, kỹ năng ra quyết định không chỉ là một khía cạnh quan trọng của sự phát triển bản thân mà còn là chìa khóa mở ra cánh cửa của thành công. Quá trình ra quyết định đôi khi mang đến những thử thách và áp lực, nhưng đồng thời cũng là cơ hội để chúng ta phát triển, học hỏi và định hình tương lai của mình. Kỹ năng ra quyết định đúng luôn là một công cụ mạnh mẽ giúp chúng ta điều hướng con đường của bản thân và tạo nên những chặng đường đầy ý nghĩa và thành tựu.
Trong nhiều năm qua, Master Hà Lục đã đào tạo và huấn luyện cho hàng ngàn cá nhân, giúp họ trở nên thành công hơn và hạnh phúc hơn. Ngoài ra cô Hà Lục đã có hàng trăm phiên (coaching 1-1) giúp các chủ doanh nghiệp tạo ra sự đột phá và phát triển bền vững cho tổ chức.