Kỹ năng mềm là gì? Top 10 kỹ năng mềm cần có để thành công

Trong thời đại công nghệ tiên tiến và thị trường lao động cạnh tranh, việc sở hữu kỹ năng mềm không chỉ là một lợi thế mà còn là yếu tố quyết định sự thành công trong sự nghiệp và cuộc sống. Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về bản chất của kỹ năng mềm là gì, tầm quan trọng của các kỹ năng mềm trong thế giới hiện đại và cách rèn luyện để đạt được mục tiêu cá nhân và chuyên môn.

1. Kỹ năng mềm là gì

Kỹ năng mềm không phải là một kỹ thuật hay một chuyên môn cụ thể, mà là tập hợp các kỹ năng và phẩm chất liên quan đến cách một người tương tác, làm việc và phản ứng trong các tình huống giao tiếp và làm việc nhóm. Kỹ năng mềm đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển cá nhân và chuyên môn, cũng như trong việc tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả, thường là yếu tố bắt buộc trong tuyển dụng.

Các kỹ năng mềm có thể là có từ bẩm sinh hoặc được học hỏi và phát triển thông qua quá trình rèn luyện cố gắng và những trải nghiệm của một cá nhân. Bao gồm các kỹ năng như giao tiếp hiệu quả, giải quyết vấn đề, quản lý thời gian, làm việc nhóm, lãnh đạo, sáng tạo, sự linh hoạt, lòng kiên nhẫn và khả năng thích ứng với môi trường làm việc đa dạng.

2. Vai trò cụ thể của kỹ năng mềm trong cuộc sống

Kỹ năng mềm đóng vai trò không thể thiếu trong sự thành công của mỗi cá nhân trong một tổ chức. Theo một nghiên cứu về IQ lãnh đạo, đến 89% sự thất bại của nhân viên mới có nguyên nhân từ kỹ năng mềm kém, chứ không phải do thiếu về kỹ thuật chuyên môn. Những ứng viên mới thường đối diện với nguy cơ thất bại cao hơn khi họ thiếu những kỹ năng như sự sáng tạo, trí tuệ cảm xúc và động lực.

Những kỹ năng này không chỉ giúp nhà tuyển dụng nhận ra tại sao một ứng viên phù hợp với vị trí công việc, mà còn là yếu tố quyết định trong việc dự đoán sự thành công của họ khi tham gia vào vai trò đó.

Trong công việc

– Lãnh Đạo Tốt: Hỗ trợ mỗi cá nhân trở thành một người lãnh đạo xuất sắc, không chỉ trong nhóm hoặc tổ chức mà còn trong việc tự lãnh đạo bản thân.
– Khả Năng Làm Việc Nhóm: Xây dựng sự đồng thuận và giải quyết xung đột trong nhóm.
– Tư Duy Logic và Sáng Tạo: Phát triển tư duy logic, giúp tìm ra các giải pháp tốt hơn cho các thách thức trong công việc.
– Tinh Thần Đổi Mới: Phát triển tinh thần đổi mới, tạo ra các giải pháp sáng tạo cho các thách thức trong công việc.
– Khả Năng Giao Tiếp: Tăng cường khả năng giao tiếp, xây dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và khách hàng.

Trong cuộc sống

– Xây Dựng Mối Quan Hệ Tốt: Tạo ra mạng lưới mối quan hệ chất lượng, giúp mỗi cá nhân tự tin hơn trong các tình huống giao tiếp xã hội.
– Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả: Sắp xếp công việc và cân bằng cuộc sống một cách hợp lý và hiệu quả.
– Tư Duy Sáng Tạo: Phát triển tư duy sáng tạo và khả năng tìm ra các giải pháp mới cho các vấn đề trong cuộc sống.
– Tinh Thần Hợp Tác: Đóng góp tích cực trong nhiều môi trường khác nhau, từ xã hội đến gia đình và công việc.

3. Top 10 kỹ năng mềm quan trọng cần có để thành công

Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là một kỹ năng mềm quan trọng, không chỉ trong môi trường công việc mà còn trong mọi khía cạnh của cuộc sống. Cho dù là xây dựng mối quan hệ với người khác, hoà nhập vào một cộng đồng, hay thậm chí là xây dựng thương hiệu cá nhân, khả năng giao tiếp đóng vai trò không thể phủ nhận.

Kỹ năng giao tiếp không chỉ đơn giản là việc sử dụng ngôn ngữ để trò chuyện. Nó bao gồm khả năng lắng nghe tích cực, khả năng trình bày ý kiến một cách rõ ràng và việc viết lách mạch lạc.

Một biểu hiện xuất sắc của kỹ năng giao tiếp là khả năng giải thích những khái niệm kỹ thuật phức tạp một cách dễ hiểu cho những người không phải là chuyên gia trong lĩnh vực đó. Điều này không chỉ đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về chủ đề mà còn yêu cầu khả năng diễn đạt mạch lạc và thu hút sự chú ý của người nghe.

Kỹ năng làm việc nhóm

Kỹ năng làm việc nhóm không chỉ đơn thuần là khả năng kết hợp với người khác để đạt được mục tiêu chung, mà còn là nền tảng quan trọng trong mọi môi trường, từ trường học đến môi trường làm việc.

Trong môi trường công việc, kỹ năng làm việc nhóm được xem như một trong những yếu tố quyết định sự thành công. Khi gia nhập vào một tổ chức hay doanh nghiệp, bạn không chỉ làm việc một mình mà còn phải liên tục phối hợp với đồng nghiệp trong cùng một phòng ban hoặc từ các bộ phận khác nhau. Hơn nữa, làm việc nhóm không chỉ đơn thuần là sự hợp tác với những người xung quanh để hoàn thành nhiệm vụ, mà còn là việc kết hợp lực lượng và tài năng để đạt được mục tiêu lớn hơn của tổ chức.

Tư duy phản biện

Tư duy phản biện không chỉ đơn thuần là việc tiếp nhận thông tin một cách mù quáng, mà còn là quá trình sàng lọc và đánh giá thông tin một cách tỉ mỉ trước khi đưa ra quyết định. Điều này không có nghĩa là bạn luôn nghi ngờ và phủ nhận mọi thứ, mà là bạn sẽ suy nghĩ một cách kỹ lưỡng và nhận định thông tin một cách toàn diện.

Tư duy phản biện là động lực thúc đẩy sự sáng tạo và phát triển. Những ý tưởng đột phá thường được sinh ra từ quá trình này, khi chúng ta không ngừng đặt ra những câu hỏi, phân tích vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau và không bị ràng buộc bởi bất kỳ quan điểm hay định kiến nào.

Để rèn luyện tư duy phản biện, chúng ta cần tích luỹ kiến thức, đặt ra những câu hỏi sâu sắc, phân tích vấn đề từ nhiều khía cạnh khác nhau và không ngừng mở rộng tầm nhìn của bản thân, không bị giới hạn bởi bất kỳ kiểu mẫu hay quan điểm cụ thể nào.

Khả năng lãnh đạo

Kỹ năng lãnh đạo không chỉ là khả năng dẫn dắt và tạo động lực cho người khác, mà còn là khả năng quản lý và điều hành công việc một cách hiệu quả, xây dựng tinh thần đồng đội và đưa ra những quyết định đúng đắn để đạt được mục tiêu chung. Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất trong môi trường tổ chức và doanh nghiệp, có thể giúp tạo ra sự phát triển và thành công bền vững.

Tuy nhiên, khả năng lãnh đạo không chỉ áp dụng cho những người giữ vị trí lãnh đạo và quản lý. Nó cũng là một yếu tố quan trọng cho mọi cá nhân để tự lãnh đạo bản thân và tạo ra sự thay đổi tích cực trong cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp. Bằng cách này, kỹ năng lãnh đạo giúp mỗi người trở nên tự tin hơn trong việc giải quyết các vấn đề, đưa ra quyết định và đạt được mục tiêu cá nhân một cách hiệu quả và có ý nghĩa.

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Kỹ năng giải quyết vấn đề không chỉ đơn thuần là khả năng đưa ra các giải pháp hiệu quả để xử lý những tình huống khó khăn trong cuộc sống và công việc, mà còn là khả năng linh hoạt và sáng tạo trong việc tìm ra các giải pháp phù hợp. Trên thực tế, mỗi người đều phải đối mặt với một loạt các vấn đề, từ những thách thức nhỏ đến những vấn đề lớn hơn.

Sở hữu kỹ năng giải quyết vấn đề xuất sắc giúp mỗi người có thể phản ứng linh hoạt và kịp thời trước những tình huống khó khăn, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và đạt được nhiều thành tựu trong cuộc sống. Bằng cách này, kỹ năng này không chỉ là yếu tố quan trọng để vượt qua các thách thức mà còn là công cụ giúp mỗi người phát triển và tiến bộ trong mọi lĩnh vực của cuộc sống.

Kỹ năng lắng nghe

Kỹ năng lắng nghe không chỉ đơn giản là việc nghe những từ ngữ mà người khác truyền đạt, mà còn là khả năng hiểu rõ và tường minh về thông điệp mà họ muốn gửi đến. Bằng cách lắng nghe tập trung, chúng ta có thể nhận biết được thông tin quan trọng, ý định và cảm xúc mà đối tác muốn chia sẻ. Từ đó, chúng ta có thể xây dựng mối quan hệ tốt hơn, tạo ra một môi trường tương tác tích cực và tăng hiệu suất làm việc bằng cách hiểu chính xác những yêu cầu và kỳ vọng của đối tác.

Bằng cách lắng nghe, chúng ta cũng có cơ hội tiếp thu kiến thức mới và học hỏi từ người khác. Điều này không chỉ giúp chúng ta phát triển kiến thức, mở rộng tầm hiểu biết mà còn làm cho chúng ta trở thành những người có ý thức học tập suốt đời, sẵn sàng chấp nhận và thích nghi với những thay đổi và cập nhật mới.

Kỹ năng quan sát

Kỹ năng quan sát không chỉ là khả năng chú ý đến các chi tiết và tổng quan về những diễn biến xảy ra xung quanh, mà còn là khả năng hiểu rõ và nhận biết những gì đang diễn ra trong môi trường xung quanh. Trong cuộc sống hàng ngày, kỹ năng này giúp mọi người nhận ra những thay đổi trong môi trường, phát hiện các tình huống nguy hiểm, dự đoán hành động của người khác và đưa ra các quyết định hợp lý.

Trong môi trường công việc, kỹ năng quan sát chính là chìa khóa để nhận biết và phát hiện các vấn đề, lỗi lầm trong quy trình làm việc. Ngoài ra, nó còn giúp mọi người hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng, phát triển các cơ hội kinh doanh mới và từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ của họ. Bằng cách này, kỹ năng quan sát không chỉ giúp mọi người hoàn thiện công việc mà còn là chìa khóa để thành công trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay.

Kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian giúp mỗi cá nhân biết cách tổ chức, phân bổ thời gian và đạt được sự cân bằng trong các hoạt động hàng ngày, bao gồm công việc, thời gian nghỉ ngơi, thời gian dành cho gia đình, và thậm chí là thời gian giải trí. Nhờ vào điều này, người ta có thể giảm căng thẳng và tăng cường hiệu suất cả trong công việc và cuộc sống.

Kỹ năng quản lý thời gian cũng giúp mỗi người tổ chức công việc một cách linh hoạt. Khả năng điều chỉnh lịch trình, ưu tiên công việc quan trọng và thay đổi theo tình hình hiện tại là điều cần thiết. Điều này giúp mọi người thích ứng tốt hơn với các biến động và tạo ra sự linh hoạt trong quá trình làm việc.

Kỹ năng lập kế hoạch

Kỹ năng lập kế hoạch không chỉ giúp chúng ta chuẩn bị trước và định hướng cho các hoạt động tiếp theo trong cả công việc và cuộc sống, mà còn là một trong những kỹ năng mềm được đánh giá cao bởi nhiều nhà tuyển dụng. Bằng cách xác định mục tiêu, sắp xếp hàng ngày, tuần hoặc thậm chí là tháng và phân chia công việc thành các giai đoạn cụ thể, chúng ta có thể tổ chức công việc một cách có hệ thống, quản lý thời gian, nguồn lực và công việc một cách khoa học.

Kỹ năng lập kế hoạch cũng giúp tiết kiệm thời gian và năng lượng bằng cách tránh lãng phí vào những việc không cần thiết, rèn luyện sự kỷ luật của bản thân và linh hoạt trong việc thích ứng với thay đổi và tình huống bất ngờ. Điều này không chỉ giúp tăng cường hiệu suất làm việc mà còn tạo ra một cảm giác kiểm soát và tự tin trong cuộc sống.

Kỹ năng quản lý cảm xúc

Kỹ năng quản lý cảm xúc là một yếu tố không thể thiếu trong việc kiểm soát stress và căng thẳng trong công việc cũng như trong cuộc sống hàng ngày. Bằng cách nhận biết, thấu hiểu và điều chỉnh cảm xúc của mình, mỗi người có thể đối diện với các tình huống khó khăn một cách bình tĩnh và tỉnh táo.

Kiểm soát cảm xúc giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực bằng cách tránh những phản ứng xúc động và nóng giận. Thay vào đó, người có kỹ năng này có thể kiểm soát cảm xúc của mình và tìm ra cách thích hợp để giải quyết vấn đề một cách bình thường và xây dựng mối quan hệ làm việc tích cực với đồng nghiệp và đối tác. Điều này giúp họ tránh được những hành động tiêu cực và xây dựng một hình ảnh tích cực trong mắt người khác.

4. Cách rèn luyện và phát triển các kỹ năng mềm

• Đọc sách và tài liệu: Khám phá sách và tài liệu liên quan đến kỹ năng mềm là một cách hiệu quả để tăng cường kiến thức và phát triển chúng. Hãy học hỏi từ những kiến thức, kinh nghiệm và phương pháp phát triển kỹ năng mềm từ những tác giả có uy tín và thành công trong lĩnh vực này.
• Thực hành: Áp dụng lý thuyết vào thực tế là cách nhanh nhất để nắm vững một kỹ năng. Mỗi người có cách học và phát triển khác nhau, vì vậy hãy thử nghiệm và thực hành thường xuyên để tự rút ra bài học cho bản thân.
• Tìm người hướng dẫn/đối tác: Tìm kiếm những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực kỹ năng mềm như life coach, các quản lý nhiều kinh nghiệm để học hỏi và nhận ý kiến. Hoặc bạn có thể tìm một người bạn đồng hành để cùng hợp tác thực hành và rèn luyện kỹ năng mềm.
• Tham gia các hoạt động xã hội: Tham gia vào các hoạt động xã hội như câu lạc bộ, tổ chức tình nguyện, hoặc các sự kiện để tìm kiếm cơ hội thực hành, học hỏi và rèn luyện kỹ năng mềm.

• Học hỏi từ người khác: Luôn sẵn lòng học hỏi từ người khác và quan sát những người có kỹ năng mềm xuất sắc. Thậm chí, bạn cũng có thể xin họ lời khuyên để phát triển.
• Tự đánh giá và phát triển: Đặt ra mục tiêu và theo dõi sự tiến bộ của mình bằng cách lập kế hoạch và thực hiện theo quy trình nhất định. Kiên trì rèn luyện và phát triển kỹ năng mềm theo cách mà bạn cho là phù hợp nhất.
• Khóa học phù hợp: Tìm kiếm các khóa học hoặc chương trình đào tạo kỹ năng mềm để nâng cao kiến thức và kỹ năng của mình. Các trường đại học, tổ chức phi chính phủ và các trung tâm đào tạo kỹ năng mềm có thể cung cấp những khóa học hữu ích này.

5. Phân biệt kỹ năng cứng và kỹ năng mềm

Đặc điểm	Kỹ năng cứng	Kỹ năng mềm
Khái niệm	Là những kỹ năng chuyên môn và kỹ thuật cần thiết để thực hiện công việc chuyên ngành.	Là những kỹ năng phi kỹ thuật, liên quan đến EQ, khả năng giao tiếp, tương tác và làm việc với người khác.
Định lượng	Có thể được đo lường thông qua các bài kiểm tra chuyên môn và đánh giá một cách khách quan.	Khó định lượng hay đánh giá khách quan.
Môi trường học tập	Học qua chương trình đào tạo, khóa học chuyên môn.	Trau dồi qua quá trình tự học tập, trải nghiệm và rèn luyện.
Vai trò	Là nền tảng để phát triển sự nghiệp và phát triển kỹ năng mềm.	Là yếu tố quyết định về sự thành công của công việc, mối quan hệ xã hội.
Ví dụ	Kỹ năng lập trình, phân tích dữ liệu, kiểm thử, kỹ năng thiết kế, kỹ năng viết content, chạy quảng cáo,…	Kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng lãnh đạo, ra quyết định, quản lý thời gian, kỹ năng thích nghi,…

6. Hướng dẫn cách đánh giá kỹ năng mềm

Đối với ứng viên tuyển dụng

Trong quá trình phỏng vấn, hãy yêu cầu ứng viên liệt kê các kỹ năng mềm cần thiết để thực hiện công việc một cách xuất sắc tại vị trí mà công ty đang tuyển. Đồng thời, ứng viên có thể tự đánh giá từng kỹ năng này trên thang điểm 10 để xác định kỹ năng nổi bật nhất.

Sau khi có thang điểm đánh giá từ ứng viên, bạn có thể kết hợp với các phương pháp đánh giá bằng câu hỏi về hành vi, tình huống và các bài kiểm tra thực tế.

Ví dụ:

Bạn từng gặp khó khăn trong việc giải quyết vấn đề với cấp trên chưa? Làm thế nào để bạn xử lý tình huống đó?
Bạn có thường xuyên tự động lắng nghe và quan tâm đến mong muốn của những người khác không?
Bạn cảm thấy thoải mái làm việc độc lập ở mức độ nào?
Sau khi thu thập phản hồi từ ứng viên, bạn có thể xếp hạng các kỹ năng này vào hệ thống thang điểm từ thấp đến cao của công ty.

Đối với nhân sự trong doanh nghiệp

Với nhân sự trong doanh nghiệp, có ba phương pháp để đánh giá kỹ năng mềm là: Tự đánh giá, Đo lường hiệu suất và Phản hồi từ đồng nghiệp và quản lý.

Khuyến khích nhân viên tự đánh giá kỹ năng mềm của mình là một cách hiệu quả để họ nhận thức và phát triển bản thân, thông qua việc cung cấp các mẫu đánh giá sẵn có.

Ngoài ra, các cuộc đánh giá hiệu suất định kỳ từ các cấp quản lý có thể là bằng chứng rõ ràng nhất cho việc đánh giá kỹ năng mềm của nhân viên. Phản hồi này giúp nhân viên nhận biết được những điểm mạnh và những điểm cần cải thiện của bản thân. Thu thập thêm phản hồi từ đồng nghiệp trong nhóm sẽ mang lại cái nhìn toàn diện về kỹ năng mềm của nhân viên.

Trong xã hội ngày nay, việc sở hữu kỹ năng mềm không chỉ là một ưu thế mà còn là một yếu tố không thể thiếu để đạt được mục tiêu cá nhân và chuyên môn. Qua việc hiểu rõ về bản chất và tầm quan trọng của kỹ năng mềm, chúng ta có thể dễ dàng nhận ra giá trị của việc phát triển và rèn luyện chúng trong cuộc sống hàng ngày, là bí quyết để thăng tiến trong mọi lĩnh vực. Hãy dùng những hành trang này để vươn tới những mục tiêu cao cả và thú vị của chúng ta, mang lại thành công không chỉ trong sự nghiệp mà còn trong cuộc sống.