Kỹ năng giao việc là gì? Cách rèn luyện kỹ năng giao việc hiệu quả

Trong môi trường kinh doanh ngày nay, giao việc là một trong những kỹ năng quan trọng không thể thiếu. Qua việc thực hiện giao việc một cách thông minh, chúng ta có thể tối ưu hóa thời gian, tài nguyên và tăng cường sự hợp tác trong tổ chức. Bài viết này khám phá về việc hiểu và áp dụng hiệu quả kỹ năng giao việc, từ việc định rõ nguyên tắc đến việc thực hành các chiến lược cụ thể.

1. Kỹ năng giao việc là gì?

Kỹ năng giao việc là khả năng của một người để chia sẻ và phân phối công việc hoặc trách nhiệm cho những người khác trong một tổ chức hoặc nhóm làm việc. Giao việc hiệu quả giúp giảm gánh nặng công việc cho các nhà quản lý, tạo cơ hội cho nhân viên phát triển kỹ năng và năng lực của họ, đồng thời đảm bảo rằng các nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn và chất lượng.

Kỹ năng giao việc bao gồm việc xác định nhiệm vụ cụ thể, lựa chọn người phù hợp để thực hiện, và cung cấp hướng dẫn, nguồn lực, và hỗ trợ cần thiết để đảm bảo công việc được hoàn thành thành công. Ngoài ra còn liên quan đến việc thiết lập một quy trình hiệu quả để giám sát tiến độ và đảm bảo rằng mục tiêu và kỳ vọng của dự án được đạt được. Nó cũng đòi hỏi kỹ năng giao tiếp tốt, sự linh hoạt và khả năng quản lý thời gian để điều chỉnh và điều hành công việc một cách hiệu quả.

Hiện nay, có hai phương pháp phổ biến mà nhà quản lý thường sử dụng để giao việc: trực tiếp thông qua cuộc trò chuyện hoặc sử dụng các công cụ và phần mềm hỗ trợ như email, ứng dụng quản lý công việc, hoặc phần mềm nhân sự.

2. Lợi ích của kỹ năng giao việc

Mở Rộng Khả Năng Quản Lý Thời Gian

Theo nguyên tắc 80/20, chỉ có 20% công việc thực sự quan trọng đóng góp 80% kết quả công việc của đội nhóm. Bằng cách giao cho nhân viên 80% công việc, người lãnh đạo giành thêm thời gian để tập trung vào 20% công việc quan trọng. Từ đó, họ có thể phát triển kế hoạch và mục tiêu mới, thúc đẩy sự sáng tạo và phát triển cho doanh nghiệp.

Giảm Stress và Căng Thẳng

Chia sẻ công việc giúp tránh được trạng thái quá tải và căng thẳng. Điều này không chỉ nâng cao chất lượng công việc mà còn tạo điều kiện cho môi trường làm việc tích cực và sản xuất hiệu quả hơn.

Tạo Sự Tin Tưởng và Nâng Cao Tinh Thần Đoàn Kết

Giao việc là cách để người quản lý thể hiện sự tin tưởng vào nhân viên của họ, và ngược lại, nhân viên cảm nhận được sự tin tưởng đó. Điều này tạo ra một môi trường làm việc đầy tin cậy và nâng cao tinh thần đoàn kết trong tổ chức.

Tạo Cơ Hội Phát Triển và Nâng Cao Năng Lực Cá Nhân

Giao việc không chỉ là cơ hội cho nhân viên rèn luyện bản thân mà còn là dịp để họ học hỏi và phát triển bản thân. Thông qua việc chia sẻ công việc, họ có thể tích lũy nhiều kinh nghiệm hơn, mở rộng kiến thức và kỹ năng. Đồng thời, việc được giao việc cũng thúc đẩy sự tự tin và động lực để tiếp tục phát triển trong sự nghiệp.

3. 5 nguyên tắc giao việc cho cấp dưới

Giao Công Việc Phù Hợp với Năng Lực

Trong quản lý công việc, nguyên tắc quan trọng nhất là giao việc phù hợp với năng lực của từng cá nhân. Điều này đảm bảo rằng công việc được hoàn thành một cách hiệu quả và đúng thời hạn. Nhà quản lý cần phải nhận biết được điểm mạnh và điểm yếu của từng thành viên trong nhóm. Khi công việc được giao đúng năng lực, nhân viên sẽ cảm thấy tự tin hơn, tránh được áp lực và căng thẳng, từ đó giúp họ phát huy tối đa năng lực và tăng hiệu suất làm việc.

Phân Chia Công Việc Rõ Ràng và Cụ Thể

Việc phân chia công việc một cách rõ ràng và cụ thể giúp các thành viên trong nhóm hiểu rõ trách nhiệm của mình, tăng cường sự tập trung và hiệu suất làm việc. Điều này cũng giúp tránh sự mâu thuẫn và đảm bảo không có công việc nào bị bỏ sót. Đặt deadline là bước quan trọng để xây dựng một văn hóa làm việc chuyên nghiệp, giúp nhà quản lý theo dõi tiến độ công việc và giải quyết vấn đề kịp thời.

Kiểm Tra, Giám Sát, và Cập Nhật Tiến Độ Thường Xuyên

Việc kiểm tra, giám sát và cập nhật tiến độ thường xuyên giúp nhà quản lý nắm bắt được tình hình thực tế của công việc và phát hiện kịp thời các vấn đề phát sinh. Điều này đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ và đạt được chất lượng mong muốn. Ngoài ra, việc này cũng giúp nhà quản lý đánh giá năng lực và hiệu suất làm việc của nhân viên, từ đó đưa ra hỗ trợ và định hướng phù hợp để họ thay đổi bản thân để ngày càng phát triển và hoàn thiện hơn.

Xây Dựng Mối Quan Hệ Tốt Đẹp với Nhân Viên

Môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ sẽ tăng cường hiệu suất làm việc và sự hài lòng của nhân viên. Mối quan hệ tốt đẹp giữa nhà quản lý và nhân viên sẽ thúc đẩy sự cam kết và động lực của họ. Khi cảm thấy được tôn trọng và đánh giá công bằng, họ sẽ cảm thấy gắn kết với tổ chức và sẵn lòng làm việc chăm chỉ hơn. Môi trường làm việc tích cực cũng khích lệ phát triển cá nhân và chuyên môn của nhân viên.

Rút Kinh Nghiệm và Điều Chỉnh

Cuối cùng, sau mỗi quy trình giao việc, quản lý nên tổ chức cuộc họp trực tiếp với nhân viên để trao đổi ý kiến và đánh giá hiệu quả công việc. Việc này giúp nhận biết được những điểm mạnh và yếu, từ đó rút kinh nghiệm và điều chỉnh cho những lần tiếp theo, hướng dẫn đội nhóm tiến bộ và phát triển hơn nữa.

4. Quy trình 5 bước giao việc hiệu quả

Bước 1: Xác Định Công Việc Cần Giao

Trong một dự án hoặc công việc, không phải lúc nào người quản lý cũng có thể đảm nhận tất cả các nhiệm vụ. Do đó, việc xác định và phân chia các nhiệm vụ là cực kỳ quan trọng.

Giao việc cho nhân viên không chỉ giúp quản lý củng cố niềm tin vào nhân viên cấp dưới, mà còn tạo điều kiện cho sự tương tác và cải thiện mối quan hệ giữa các thành viên trong tổ chức. Hơn nữa, việc phân việc giúp giảm bớt gánh nặng công việc cho quản lý và tạo cơ hội để họ tập trung vào các nhiệm vụ quản lý chiến lược hơn, từ đó nâng cao khả năng quản lý nhân sự, công việc và hiệu suất làm việc của tổ chức.

Bước 2: Phân Quyền Hợp Lý

Bên cạnh việc phân việc, nhà quản lý cũng cần cung cấp quyền hạn cho nhân viên một cách hợp lý để tạo điều kiện cho việc giải quyết công việc được giao một cách hiệu quả nhất. Chỉ khi nhân viên hiểu rõ quyền hạn của mình trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, họ mới có thể tận dụng hết tiềm năng của bản thân và tiến hành công việc một cách nhanh chóng và chính xác.

Bước 3: Lựa Chọn Nhân Sự Đảm Nhận Công Việc

Quyết định chọn lựa nhân sự nào sẽ được phân công phụ trách công việc là một quy trình quan trọng. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của toàn bộ dự án hoặc chuỗi hoạt động mà nhà quản lý đang điều hành. Để đưa ra quyết định chính xác, cần cân nhắc kỹ lưỡng các vấn đề sau:

• Tiêu chí chọn lựa nhân sự được giao việc là gì?
• Những kỹ năng và năng lực nào của nhân viên có thể đảm bảo hoàn thành công việc?
• Nhân sự được phân công có kinh nghiệm trong vấn đề tương tự hay không?

Bước 4: Thực Hiện Giao Việc

Sau khi đã lựa chọn nhân sự phù hợp, nhà quản lý sẽ tiến hành giao việc cho họ. Trong quá trình phân công, người quản lý cần nhấn mạnh sự quan trọng của nhiệm vụ mà nhân sự đó sẽ đảm nhận, đồng thời cung cấp hướng dẫn cụ thể về phạm vi và quyền hạn trong quá trình thực hiện. Đồng thời, các yêu cầu như kết quả dự kiến, các quy trình báo cáo tiến độ cũng cần được nhân sự hiểu rõ để thực hiện đúng kế hoạch được đề ra.

Bước 5: Thông Báo Cho Các Bên Liên Quan

Để đảm bảo việc giao việc được thực hiện một cách hiệu quả nhất, thông báo cho nhân viên và các bộ phận liên quan là cực kỳ quan trọng để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình triển khai. Thông tin về người được giao việc, cũng như phạm vi trách nhiệm và quyền hạn cần được đề cập một cách rõ ràng. Điều này giúp các bộ phận liên quan có thể cung cấp hỗ trợ kịp thời và cần thiết nhất để đảm bảo rằng công việc diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả.

Bước 6: Theo Dõi Tiến Độ Công Việc

Mặc dù không phải là người trực tiếp thực hiện công việc, nhưng nhà quản lý cần theo dõi kỹ lưỡng tiến độ của những nhân sự được giao việc. Bằng cách nắm bắt tình hình công việc, họ có thể đưa ra những nhắc nhở và hỗ trợ kịp thời để đảm bảo rằng nhân sự đang thực hiện công việc theo đúng kế hoạch và đạt được kết quả tốt nhất.

Bước 7: Tổng Kết

Sau khi hoàn thành quá trình giao việc, nhà quản lý cần tổng kết các kết quả mà nhân viên đã đạt được. Những nhân sự có thành tích xuất sắc cần được khen ngợi và đánh giá phù hợp. Ngược lại, những nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ cần nhận được hình thức phản hồi và cảnh cáo thích hợp để đảm bảo hiệu suất làm việc trong tương lai.

5. Sai lầm làm kỹ năng giao việc kém hiệu quả

• Tư duy tự mình tự làm mọi thứ: Một số nhà quản lý có xu hướng muốn tự mình thực hiện tất cả công việc, lo sợ rằng nếu giao việc cho nhân viên thì công việc sẽ không được hoàn thành đúng cách hoặc nhân viên không đủ khả năng. Hành vi này làm cho nhà quản lý quá tải và không có đủ thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng khác, đồng thời cản trở sự phát triển của nhân viên.
• Thiếu hiểu biết về năng lực của nhân viên: Một số nhà quản lý thiếu kỹ năng quan sát, không thể nhận biết được điểm mạnh và điểm yếu của từng nhân viên. Do đó, họ thường giao việc quá nhiều hoặc quá khó, không cung cấp đủ thông tin và nguồn lực cho nhân viên. Tình trạng này gây áp lực, làm mất động lực cho nhân viên.

• Kỹ năng giao việc không hiệu quả: Nhiều nhà quản lý không biết cách giao việc một cách hiệu quả, không xác định rõ mục tiêu, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên khi giao việc. Điều này dẫn đến sự không rõ ràng về công việc, thiếu động lực và gây khó khăn trong việc hoàn thành công việc đúng thời hạn.
• Chính sách, quy trình không phù hợp: Một số doanh nghiệp có chính sách, quy trình không phù hợp với việc giao việc hiệu quả. Ví dụ, quy định nhân viên phải xin phép cấp trên trước khi thực hiện bất kỳ công việc nào. Điều này làm nhân viên cảm thấy bị hạn chế và mất quyền tự chủ trong công việc.
• Thiếu kiểm soát và theo dõi: Nếu nhà quản lý không thực hiện kiểm soát và theo dõi quá trình thực hiện công việc, người thực hiện có thể không cảm thấy có trách nhiệm và không đạt được kết quả mong muốn. Sự thiếu kiểm soát có thể dẫn đến lãng phí tài nguyên, mất kiểm soát về tiến độ và chất lượng công việc.

Qua việc đào sâu vào việc hiểu và thực hành kỹ năng giao việc, chúng ta đã nhận thấy sức mạnh biến đổi mà nó mang lại. Từ việc tối ưu hóa thời gian đến việc thúc đẩy sự sáng tạo và sự hợp tác, việc giao việc đúng cách không chỉ giúp chúng ta đạt được mục tiêu một cách hiệu quả mà còn tạo ra một cơ sở vững chắc cho sự thành công bền vững trong tương lai. Tiếp tục áp dụng và phát triển kỹ năng giao việc được cung cấp qua bài viết này sẽ là chìa khóa cho một sự nghiệp và một tổ chức phồn thịnh trong thời đại ngày nay.