Chủ động trong công việc

Trong bất kỳ môi trường làm việc nào, từ doanh nghiệp lớn đến những công ty khởi nghiệp nhỏ, chủ động trong công việc luôn là yếu tố quan trọng quyết định thành công. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá sâu hơn về tầm quan trọng của việc chủ động trong công việc, những lợi ích mà nó mang lại và các phương pháp để phát triển tính chủ động, biến những mục tiêu nghề nghiệp của bạn thành hiện thực và nâng cao sự nghiệp của bạn lên tầm cao mới.

1. Chủ động trong công việc là gì?

Sự chủ động trong công việc là tính tự giác của nhân viên trong các hoạt động trong môi trường công sở và việc dự đoán các vấn đề hoặc cơ hội tiềm năng trước khi chúng xảy ra. Thay vì chỉ chờ đợi và phản ứng với các sự kiện khi chúng xảy ra, các nhân viên chủ động phòng ngừa, lập kế hoạch trước và thực hiện các bước để chuẩn bị cho những thách thức trong tương lai và tận dụng các cơ hội sắp tới.

Trái ngược với làm việc chủ động là làm việc bị động, nghĩa là phản ứng với các sự kiện sau khi chúng xảy ra, nhân viên chủ động chuẩn bị cho các thử thách và mong đợi cơ hội thành công cao hơn.

Ví dụ, một nhân viên chủ động tổ chức một cuộc khảo sát ý kiến có thể dự đoán được sự kháng cự của khách hàng trong việc trả lời. Họ có thể chuẩn bị trước bằng cách tặng kèm phiếu giảm giá cho những người tham gia khảo sát.

2. Lợi ích của việc chủ động trong công việc

Trao quyền

Trao quyền liên quan đến việc thể hiện sự tự tin và kiểm soát tốt hơn trong công việc. Tính chủ động có thể tạo điều kiện cho cảm giác được trao quyền, vì nó cho phép bạn tạo ra các tình huống độc đáo để phát triển thay vì chỉ phản ứng với một tình huống. Điều này có thể giúp bạn xây dựng tư duy phát triển và giảm bớt sự tự mãn. Ví dụ, bạn có thể học cách sử dụng phần mềm trước khi công ty triển khai nó. Khi công ty áp dụng phần mềm này, bạn đã có kiến thức và kỹ năng liên quan để sử dụng nó. Điều này có thể tạo ra một môi trường làm việc thuận lợi và thoải mái hơn cho bạn.

Tự cải thiện bản thân

Tư duy phát triển liên quan đến trao quyền có thể dẫn đến tự cải thiện. Mong muốn duy trì tính chủ động tại nơi làm việc có thể giúp tăng kỹ năng và kiến thức của bạn. Ví dụ, bạn có thể nhận thấy cần cải thiện kỹ năng nói trước công chúng của mình. Thay vì giao các nhiệm vụ nói trước công chúng cho người khác, bạn có thể phát triển các chiến lược để cải thiện kỹ năng này. Đánh giá bộ kỹ năng của bạn có thể hướng dẫn bạn làm việc để cải thiện nó, dẫn đến sự phát triển cá nhân và nghề nghiệp.

Giải quyết vấn đề

Vì tính chủ động liên quan đến việc xác định các vấn đề tiềm năng và triển khai các chiến lược để giải quyết chúng, bạn có thể giảm thiểu tác động của một thách thức. Ví dụ, bạn có thể cho thấy mình là người chủ động bằng cách mang thêm một bản hợp đồng copy đến các buổi tư vấn khách hàng. Điều này có thể giúp khách hàng dễ dàng xem được các thông tin trong hợp đồng, ngay cả khi họ quên mang theo bản của mình.

Cải thiện kỹ năng lãnh đạo

Trở nên chủ động hơn có thể giúp bạn cải thiện kỹ năng lãnh đạo của mình. Thay vì chờ đợi hướng dẫn từ quản lý, việc chủ động thảo luận ý tưởng với họ có thể giúp họ nhận ra khả năng lãnh đạo của bạn. Khi bạn dự đoán được nhu cầu của các thành viên trong nhóm, họ có thể tìm đến bạn để được hướng dẫn và động viên.

Giảm căng thẳng

Những nỗ lực hoặc bước bổ sung mà bạn thực hiện để tạo ra các tình huống thuận lợi có thể giúp giảm mức độ căng thẳng khi các vấn đề ập tới do có thể giảm bớt sự khẩn cấp từ trước. Duy trì tính chủ động trong công việc và dành thêm nỗ lực cho công việc của bạn có nghĩa là bạn đang chuẩn bị đối mặt với những thách thức, điều này ngụ ý rằng bạn đang tạo ra các giải pháp hiệu quả.

3. Biểu hiện của một người chủ động trong công việc

Những người có tính chủ động trong công việc thường thể hiện qua các dấu hiệu sau:

• Luôn chủ động học hỏi và làm việc mà không cần đợi ai giao nhiệm vụ.
• Luôn có thái độ tích cực trong việc đề xuất các ý tưởng mới trong các cuộc họp.
• Sẵn sàng chia sẻ ý kiến và kinh nghiệm, cũng như chủ động hỗ trợ các thành viên trong nhóm.
• Không ngần ngại hỏi khi cần sự giúp đỡ từ cấp trên hoặc đồng nghiệp, tránh việc giấu dốt.
• Luôn chủ động làm rõ các nhiệm vụ được giao để hiểu rõ hơn về công việc.
• Luôn cập nhật thông tin mới nhất liên quan đến công việc trước khi thực hiện.
• Sẵn sàng chịu trách nhiệm về công việc với thái độ không bao biện, không đổ lỗi. Nếu mắc sai lầm, họ luôn thừa nhận, sửa đổi và rút kinh nghiệm.
• Kiểm soát tốt phản ứng của mình trong các tình huống căng thẳng hay khó chịu nhằm duy trì sự hài hòa.

4. Cách giúp bạn trở nên chủ động trong công việc

Phân tích quy trình công ty

Hãy quan sát các xu hướng tại nơi làm việc để tìm cách chủ động trong vị trí của bạn. Ví dụ, khi bạn chuẩn bị cho một sự kiện định kỳ, bạn có thể nghiên cứu thời gian của các sự kiện trước đây bằng cách trò chuyện với mọi người, từ đó tìm hiểu về các khó khăn thường xảy ra và xác định các nguồn lực cần thiết. Điều này sẽ giúp bạn tiếp cận các sự kiện tương tự. Phân tích dữ liệu lịch sử và xác định các xu hướng liên quan có thể giúp bạn chuẩn bị cho những tình huống không lường trước được.

Sắp xếp các sự kiện và nhiệm vụ

Bạn có thể sử dụng kỹ năng phân tích để tổ chức lại các sự kiện trong tương lai và đảm bảo bạn hoàn thành các deadline quan trọng. Ví dụ, một người quản lý lịch trình có thể làm nổi bật các nhiệm vụ sắp tới và bao gồm dữ liệu liên quan từ các dự án trước. Hãy đặt lời nhắc trước ngày bắt đầu và lên kế hoạch thời gian chuẩn bị cho đầy đủ. Nếu cuộc đánh giá hiệu suất hàng tháng sẽ diễn ra trong một tuần, bạn có thể đặt lời nhắc vài ngày trước để xem lại thông tin từ các mục tiêu của tháng trước và tổ chức lại hồ sơ của mình.

Tạo mục tiêu và mục tiêu SMART

Để trở nên chủ động hơn, bạn có thể thiết lập các mục tiêu SMART và vạch ra các cột mốc liên quan. Việc tạo ra các mục tiêu có thể giúp đảm bảo quy trình làm việc diễn ra suôn sẻ. Hãy lập danh sách công việc để bao gồm các sự kiện sắp tới và trách nhiệm hàng ngày. Ví dụ, bạn có thể tạo ra các mục tiêu để quản lý một dự án sắp tới một cách dễ dàng hơn, có thể bao gồm mua các vật liệu cần thiết, yêu cầu thông tin liên quan hoặc gửi e-mail mời.

Truyền đạt kế hoạch của bạn

Bạn có thể định rõ kỳ vọng bằng cách truyền đạt kế hoạch của mình với cấp trên và đồng nghiệp. Hãy thông báo cho cấp trên khi bạn nhận thêm trách nhiệm để được sự chấp thuận, thảo luận kế hoạch của bạn với đồng nghiệp để giúp họ điều chỉnh lịch trình nếu cần. Ví dụ, nếu bạn dự định hoàn thành một dự án trước deadline, hãy thông báo cho các thành viên trong nhóm làm việc cùng dự án để giúp họ có những chuẩn bị phù hợp.

Thực hiện công việc một cách hiệu quả

Khi làm việc chủ động, bạn có thể duy trì chất lượng công việc cao bằng cách lập kế hoạch và chịu trách nhiệm với các mục tiêu của kế hoạch. Kiểm tra tiến độ thường xuyên và xác định các nhiệm vụ còn tồn đọng để giúp bạn quản lý mức độ căng thẳng. Khi làm việc trên một dự án, hãy xác định các rủi ro tiềm ẩn và các yếu tố có thể ảnh hưởng đến ngày hoàn thành dự án.

Xác định các khía cạnh cần cải thiện

Bạn có thể duy trì sự chủ động tại nơi làm việc bằng cách xem xét lại các nhiệm vụ và xác định cách cải thiện chúng. Làm điều này có thể giúp bạn hoàn thành các dự án tương lai một cách hiệu quả hơn và khuyến khích môi trường phát triển nghề nghiệp. Ví dụ, nếu bạn nhận thấy vấn đề khi tổ chức dữ liệu cho một dự án trước đây, bạn có thể lên lịch thêm thời gian để chỉnh sửa và xem lại dữ liệu cho dự án tiếp theo.

5. Tip chủ động trong công việc hiệu quả

Thiết lập thói quen

Bạn có thể duy trì sự chủ động trong công việc và cải thiện năng suất của mình bằng cách có một thói quen làm việc tiêu chuẩn hàng ngày. Khi bạn thực hiện các hành động giống nhau mỗi ngày, bạn có thể tạo ra một môi trường liên tục cải thiện và phát triển kỹ năng quản lý thời gian của mình. Bạn cũng có thể nhận thức được các yếu tố làm gián đoạn thói quen này và phát triển các hành động khắc phục để giúp duy trì nhịp độ làm việc của mình.

Phản hồi nhanh chóng

Phản hồi tin nhắn nhanh chóng có thể là một thói quen lành mạnh. Làm điều này giúp thể hiện tư duy chủ động và sự tôn trọng thời gian của người khác. Tập trung vào các nhiệm vụ của mình và duy trì sự chủ động có thể dễ dàng hơn khi bạn trả lời tin nhắn ngay lập tức.

Giúp đỡ đồng nghiệp

Bạn có thể cung cấp hỗ trợ thêm cho đồng nghiệp khi họ cần. Điều này làm nổi bật kỹ năng giải quyết vấn đề của bạn trước đồng nghiệp và quản lý. Khi cung cấp sự trợ giúp, hãy xin sự chấp thuận của cấp trên và lắng nghe đồng nghiệp để có thông tin chi tiết về vấn đề. Bạn cũng có thể duy trì tính chủ động bằng cách tình nguyện làm việc ở các bộ phận khác. Điều này có thể giúp bạn phát triển kiến thức và kỹ năng của mình.

Giữ thái độ tích cực

Duy trì thái độ tích cực tại nơi làm việc có thể làm cho việc giữ tính chủ động trở nên dễ dàng hơn. Làm việc trên các nhiệm vụ và dự án khó khăn có thể trở nên dễ dàng hơn khi bạn coi chúng là cơ hội để phát triển kiến thức và kỹ năng của mình. Thực hiện nhiệm vụ với tư duy tích cực có thể hướng bạn đến việc đặt ra các mục tiêu tham vọng để hỗ trợ sự phát triển sự nghiệp.

Xem xét lại hiệu suất của bạn giúp bạn xác định các mô hình trong nơi làm việc và cách trở thành một thành viên tốt hơn trong nhóm. Ví dụ, nếu một thành viên trong nhóm mất nhiều thời gian hơn để trả lời e-mail, bạn có thể cân nhắc gửi yêu cầu của mình sớm hơn để phù hợp với lịch làm việc của họ.

Qua bài viết này, chúng ta đã hiểu rõ hơn về ý nghĩa của sự chủ động, nhận ra những lợi ích mà nó mang lại và biết cách phát triển tính chủ động trong công việc. Chủ động trong công việc không chỉ là một kỹ năng quan trọng mà còn là yếu tố quyết định sự thành công và phát triển cá nhân trong môi trường làm việc hiện đại. Bằng cách luôn sẵn sàng đối mặt với thử thách, tìm kiếm cơ hội mới và không ngừng nâng cao năng lực bản thân, bạn sẽ khẳng định được vị trí của mình trong tổ chức và mở rộng con đường sự nghiệp.